Quer configurar a resposta automática do WhatsApp para o seu negócio? Veio ao sítio certo. Neste artigo, explicaremos o que é a resposta automática do WhatsApp, como configurar respostas automáticas no WhatsApp Business App e no WhatsApp Business API e forneceremos um exemplo de mensagem de resposta automática.
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O que são respostas automáticas no WhatsApp
A resposta automática no WhatsApp é uma funcionalidade que permite às empresas enviar mensagens automáticas quando não estão disponíveis para responder às mensagens recebidas no WhatsApp.
Existem dois tipos comuns de mensagens de resposta automática para o WhatsApp:
- Mensagens de saudação: Mensagens de boas-vindas que as empresas enviam quando os clientes iniciam uma conversa pela primeira vez ou após 14 dias
- Mensagens de ausência: Mensagens que respondem aos clientes fora do horário comercial
Como proprietário de uma empresa, as mensagens de resposta automática são uma funcionalidade útil. Na secção seguinte, explicaremos como podem ajudar a sua empresa.
Porquê utilizar a resposta automática do WhatsApp?
As pessoas esperam que a comunicação através de mensagens instantâneas seja imediata, independentemente da hora do dia. No entanto, isso nem sempre é possível devido a horários de funcionamento limitados, falta de mão de obra, longas filas de espera e muito mais.
O WhatsApp lançou uma solução sob a forma de respostas automáticas. As empresas podem melhorar o serviço de apoio ao cliente informando os clientes da sua disponibilidade e também melhorar os tempos de resposta para aumentar a satisfação do cliente.
Existem muitas vantagens em utilizar respostas automáticas para o WhatsApp, incluindo:
- Definir expectativas de tempo de resposta, informando os clientes sobre a sua disponibilidade
- Causar uma primeira impressão forte nos novos clientes com uma mensagem de boas-vindas rápida e calorosa
- Recolher informações sobre o cliente com um inquérito pré-chat para que os agentes possam dar seguimento à conversa
Apesar de as respostas automáticas do WhatsApp terem muito a oferecer às empresas, estas também devem estar cientes das suas falhas. Vamos ver isso a seguir.
Limitações das respostas automáticas do WhatsApp
Em primeiro lugar, as respostas automáticas do WhatsApp funcionam melhor para mensagens simples e pontuais. Para mensagens ou pedidos de informação complexos, é necessário um agente humano ou um agente de IA para responder às mensagens dos clientes.
Além disso, as respostas automáticas funcionam apenas como uma resposta inicial. Não podem dar seguimento aos pedidos de informação dos clientes. Certifique-se de que os seus clientes sabem que um agente lhes dará seguimento na mensagem de resposta automática.
Por último, as opções de personalização são limitadas. Embora seja possível personalizar as mensagens, estas só podem ir até certo ponto. As opções de personalização são limitadas a itens como o nome do cliente.
Agora que já conhece os benefícios e as limitações das respostas automáticas no WhatsApp, vamos ver como configurá-las.
Como configurar a resposta automática no WhatsApp Business Solutions
As empresas criam respostas automáticas para garantir aos clientes que não estão a ser negligenciados, para gerir as expectativas de tempo de resposta e para melhorar a experiência do cliente. No entanto, só está disponível para as soluções WhatsApp Business.
As empresas podem configurar respostas automáticas para mensagens recebidas no WhatsApp através do:
De seguida, vamos guiá-lo pelos passos necessários para configurar a resposta automática no WhatsApp. Vamos começar com o aplicativo WhatsApp Business.
Como configurar a resposta automática na aplicação WhatsApp Business
Nesta secção, vamos analisar o processo de configuração das respostas automáticas na aplicação WhatsApp Business.
Para definir uma mensagem de saudação, vá a Ferramentas de trabalho, seleccione Mensagem de saudação, crie a sua mensagem e guarde as alterações. Também pode escolher quem recebe as suas mensagens de saudação, incluindo ou excluindo determinados contactos.
Depois, para definir e ativar uma mensagem de ausência, vá a Ferramentas de negócio, seleccione Mensagem de ausência, personalize a sua mensagem e guarde as alterações.
Em seguida, é necessário selecionar uma das três formas de cronometrar as mensagens de ausência:
- Enviar sempre: Utilize esta opção se estiver disponível durante um longo período de tempo.
- Num horário personalizado: Esta opção destina-se a respostas automáticas que devem ser enviadas a uma determinada hora do dia.
- Fora do seu horário de funcionamento: Defina este horário quando a sua empresa não estiver a funcionar.
No entanto, a resposta automática para a WhatsApp Business App tem alguns inconvenientes, incluindo:
- A incapacidade de personalizar as respostas automáticas para diferentes grupos de destinatários
- A mensagem de ausência só funciona durante as horas predefinidas fora do horário de expediente
- A incapacidade de suportar a integração de software de terceiros para proporcionar uma maior automatização
No final do dia, a aplicação WhatsApp Business não pode fazer muito. A sua funcionalidade de resposta automática apenas pode dar as boas-vindas a um novo cliente e anunciar que o seu negócio está fechado e quando deve esperar uma resposta.
Isto é suficiente se estiver a gerir uma pequena empresa. Mas à medida que o seu negócio cresce, terá de utilizar o WhatsApp Business API . Na secção seguinte, falaremos sobre como utilizá-lo com respond.io.
Como criar respostas automatizadas no WhatsApp Business API on respond.io
Para empresas maiores, é necessária uma plataforma que ofereça funcionalidades avançadas para ajudar na automatização de mensagens - é aqui que entra o WhatsApp Business API .
Com o WhatsApp Business API, as empresas podem automatizar as respostas com base nos pedidos de informação dos clientes, capturar informações dos clientes e automatizar as vendas e o apoio ao cliente, o que, por sua vez, aumenta o envolvimento e a satisfação dos clientes.
Antes de configurar a resposta automática no WhatsApp Business API com o Módulo de Fluxos de Trabalho dorespond.io, é necessário ligar uma Conta do WhatsApp API a respond.io.
Agora, segue o passo-a-passo sobre como configurar a resposta automática no WhatsApp Business API.
1. Procure por Workflowsno menu de navegação lateral e clique em Add Workflow.
2. Definir o acionador do fluxo de trabalho para Conversa aberta.
3. Adicionar a Passo de data e hora para definir o seu horário de funcionamento.
As mensagens enviadas durante o horário de expediente serão colocadas no ramo Sucesso, enquanto as mensagens enviadas após o horário de expediente serão colocadas no ramo Falha.
4. Clique no botão + por baixo dos ramos Sucesso e Insucesso para adicionar Enviar uma mensagem.
Certifique-se de que selecciona o WhatsApp como canal. Por fim, redija as suas mensagens de saudação e de despedida em Texto.
5. Adicione o passo Fazer uma pergunta para obter as informações dos clientes e poder contactá-los mais tarde.
As respostas podem ser guardadas como variáveis, campos de contacto ou etiquetas para serem utilizadas noutras partes do fluxo de trabalho. Depois de ter configurado o seu fluxo de trabalho, guarde-o e publique-o.
Agora que já sabe como definir a resposta automática no WhatsApp, está pronto para começar, certo? Não até veres as melhores práticas para criar uma resposta automática.
Resposta automática do WhatsApp: Melhores práticas
É crucial acertar em todas as mensagens, mesmo nas respostas automáticas. Evite mensagens impessoais ou genéricas, uma vez que os clientes esperam uma interação que pareça humana. Eis cinco práticas que pode seguir para criar uma mensagem de resposta automática simples mas eficaz:
- Confirmar a receção: Utilize mensagens de resposta automática para confirmar a receção da mensagem de um cliente, assegurando-lhe que foi recebida e que será tratada.
- Dê um prazo claro: Informe os utilizadores se podem esperar uma resposta durante o horário de trabalho ou se há um atraso. Especifique esse atraso e evite frases como "Entraremos em contacto consigo logo que possível".
- Claro e conciso: As respostas automáticas devem ser breves e directas. Inclua apenas informações essenciais que sejam apresentadas de forma clara e fácil de entender.
- Personalize cada mensagem: Faça com que cada mensagem seja pessoal. Utilize o nome do seu cliente e outros detalhes relevantes para enviar mensagens personalizadas. Em respond.io, pode utilizar marcadores de posição denominados variáveis dinâmicas para incluir nomes de clientes, datas, números de encomendas e muito mais.
- Comunique com a voz da sua marca: Assegure-se de que as suas mensagens de resposta automática do WhatsApp reflectem a voz única da sua marca. Adapte o tom, a linguagem e o conteúdo para se alinharem com a personalidade e os valores da sua marca, aumentando o reconhecimento do cliente.
Com estas boas práticas em mente, fornecemos exemplos de mensagens que pode utilizar em várias situações.
Exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp: 15 exemplos que pode utilizar
Existem muitas formas de criar uma resposta automática para os clientes no WhatsApp Business. Pode ser adaptada a diferentes situações ou resultados desejados.
Por isso, categorizámos cinco tipos de situações - mensagens de saudação, mensagens de ausência, captação de leads, actualizações comerciais e mensagens sazonais. Aqui estão 15 exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que deve utilizar.
Mensagens de saudação WhatsApp Resposta automática Exemplo
As mensagens de boas-vindas são a primeira oportunidade de causar uma óptima primeira impressão. Devem ser acolhedoras e informativas, dando o mote para a conversa.
- "Olá 👋! Obrigado por contactar a [nome da empresa]. Como o podemos ajudar hoje?"
- "Olá! Bem-vindo à [nome da empresa]. Temos todas as suas necessidades de TI debaixo do mesmo teto. Vamos começar. 😃"
- "Saudações da [nome da empresa]! Estamos aqui para o ajudar. Diga-nos mais sobre o que procura."
Mensagem de despedida Exemplo de resposta automática do WhatsApp
As mensagens de ausência são cruciais para gerir as expectativas dos clientes quando você ou os seus agentes não estão disponíveis. Devem informar os clientes da sua ausência e de quando podem esperar uma resposta.
- "Olá! Estamos atualmente offline. O nosso horário de funcionamento é [inserir horas]. Entraremos em contacto consigo dentro de 24 horas!"
- "Obrigado por nos enviar uma mensagem. De momento, não estamos no escritório, mas responderemos logo pela manhã. Se precisar de algo mais rápido, visite a nossa página de FAQ aqui."
- "Olá! Apanhou-nos fora de horas. Deixe a sua mensagem e nós responderemos prontamente durante o nosso horário de trabalho [inserir horas]."
Captura de leads Exemplo de resposta automática do WhatsApp
Mensagens eficazes de captação de leads podem ajudá-lo a reunir informações essenciais e mostrar aos potenciais clientes que valoriza o seu interesse.
- "Obrigado pelo seu interesse nos nossos serviços! Pode indicar o seu nome e e-mail para podermos enviar mais informações?"
- "Estamos entusiasmados por entrar em contacto consigo! Para começar, poderia partilhar alguns detalhes sobre o que procura?"
- "Olá! Vamos dar-lhe as informações de que necessita. Por favor, deixe os seus dados de contacto e entraremos em contacto em breve."
Actualizações comerciais Exemplo de resposta automática do WhatsApp
Utilize estas mensagens para informar os clientes sobre actualizações importantes da empresa, como uma emergência ou um atraso nos tempos de resposta. Seja proactivo para gerir as expectativas dos clientes e garantir uma experiência mais tranquila.
- "Estamos a atualizar o nosso sistema para o servir melhor. Os nossos serviços estarão temporariamente indisponíveis até [data e hora]. Obrigado pela sua paciência"
- "Estamos a receber um grande volume de mensagens. Responderemos à sua mensagem assim que possível."
- "Olá! Pedimos desculpa pela interrupção que está a ter com o nosso [serviço]. A nossa equipa está a trabalhar ativamente para resolver o problema o mais rapidamente possível. Prevemos uma resolução dentro da próxima hora e agradecemos a sua paciência. Obrigado pela vossa compreensão."
Mensagens sazonais WhatsApp Resposta automática Exemplo
As mensagens sazonais são uma óptima forma de estabelecer uma ligação com os clientes a um nível mais pessoal durante as férias ou eventos especiais. É também uma altura em que as empresas
- "Boas Festas! 🎄 A equipa da [nome da empresa] está aqui para o ajudar nas suas compras festivas. Diga-nos como podemos tornar a sua experiência mais alegre."
- "Feliz Ano Novo da [nome da empresa]! 🎉 Como agradecimento a todos os nossos clientes, aqui está um voucher de 30% quando fizer compras na nossa aplicação!"
- "Boas festas da nossa família [nome da empresa]. Estamos atualmente de licença e regressaremos em [data].
Para começar, tudo o que precisa de fazer é criar uma mensagem de resposta automática do WhatsApp com um exemplo. De uma mensagem de ausência a um exemplo de mensagem de captura de leads do WhatsApp, responder às perguntas dos clientes ficou muito mais fácil.
Como pode ver, configurar respostas automáticas no WhatsApp é mais do que apenas uma conveniência. É um movimento estratégico para melhorar a interação com o cliente. Com as nossas amostras e directrizes, está bem equipado para criar respostas automáticas que ressoam com os seus clientes e reflectem a voz única da sua marca.
Então, de que está à espera? Comece a enviar mensagens de resposta automática do WhatsApp numa Plataforma de IA Conversacional e com o selo Meta Business Partner. Registe-se para obter uma conta respond.io gratuita e ligue a sua conta WhatsApp API para começar hoje mesmo.
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Quer saber mais sobre como o WhatsApp pode beneficiar o seu negócio? Consulte estes artigos abaixo:
- Como utilizar a mensagem interactiva do WhatsApp
- Guia para configurar o código QR do WhatsApp para a sua empresa
- Como fechar vendas no WhatsApp
